SEの仕事術:議事録が書けると

◆SEにとっての「議事録」とは

SEは現場や客先で

さまざまな打ち合わせに参加します。

そこで、打ち合わせによっては

必要になるのが議事録です。

 

先日、あるSEの方とお話した時に

議事録を書くことは、

いろんな面でとても良い経験となり

SEの成長につながると仰っていました。

 

わたしも、まったく同感です。

議事録を書くことは、

文章力をつけるだけでなく、

聴き取る力知識の整理など、

さまざまなスキル向上に効果があります。

 

わたしは以前、顧客側の担当者から、

議事録がとてもわかりやすいと

お褒めの言葉をいただいた事が

あります。

それから、書いて整理することが好きになり

仕事全体がはかどるようになりました。 

 

という訳で、前置きが長くなりましたが、

今回は、わかりやすい議事録についてです。

わかりやすい議事録を書くための

コツが2つあります。 

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◆ 1つめのコツ:会話形式で書かない

 

たまに目にする議事録に以下のような

会話形式になっているものがあります。 

 

◯◯さん:□□の件はどうなりましたか?

△△さん:現在、××を対応中です。

◯◯さん:承知しました。

 

これは、1行だけ、□□は××を対応中

とあれば良く、その前後の

◯◯さんの「どうなりましたか?」

「承知しました」は無駄です。

 

よく内容がわからない人が議事録係を

まかされると、こんなふうになりがちです。 

 

「どうなった?」「了解した」という流れがないと

何がきっかけで、どう帰結したのかが

はっきりしない印象を持つかもしれません。

 

しかし、SEが書く議事録は

結論さえ明確になっていればよく

むしろ、結論の部分が際立っている方が

わかりやすい議事録と言えます。

 

また、「誰がそれを言ったか?」を

明確にしておきたいという考えもあるかも

しれませんが、

重要なのは、誰がそれを言ったのかよりも

誰がその結論に対して影響を受けるのか

を明確にすることです。

 

誰がやるのか、その事柄に誰が影響を受けるのか

打ち合わせ後の、議事録の回覧で

関係者にしっかりと認識してもらいましょう。 

 

◆ 2つめのコツ:なにがどうなる、誰がどうする

1つ目のコツは、「会話形式で書かない」でした。

では、内容については、

どのように書けば良いのか? 

 

これが2つめのコツ

「議事録上の文章は、

「何がどうなる」「誰がどうする」を意識する」

です。

 

よく仕事の報告・連絡をする際は、

結論から述べると言いますが、

議事録も同様です。

 

議事録は、その打ち合わせでの

「結論」が明確になっている事が全てです。

そして、大抵の打ち合わせは、

最後には、何がどうなる」「誰がどうする

といったところに帰結します。

 

なので、議事録担当者は、その打ち合わせで

話している内容をただ聞いているのではなく、

結論として、

何がどうなったのか(どうなるのか)、

誰がどうしたのか(どうするのか)、

を聴き取るために

注意を払う必要があります。

 

また、ここでこの結論を文章にする際にも

ひとつポイントがあります。

それは、「何」と「どうなる」の間に

理由や経緯を書かないという事です。 

 

たとえば、

予定していたある作業が中止になった

その背景には、

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認し

その内容から、余計な設計をしていた事が

わかったためというものでした。

 

予定していた作業は、

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認し

その内容から、余計な設計をしていた事が

わかったので中止になりました

 

どうでしょうか?

「予定していた作業」と「中止」の間に

多くの情報があります。

 

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認した

予定な設計をしていたことがわかった

一文にまとめてしまうことで、

肝心の「作業が中止になった」ということが、

目立たなくなってしまいます。

 

また、この経緯や理由の中にも

何がどうなる(何がどうなったから)

誰がどうする(誰がどうしたから)

があります。

 

一文を長くすればするほど、

どれとどれが繋がるのか

わかりにくくなってしまいます。

 

そんな訳で、一文の中に理由や経緯を

書きたくなってもここは意識的にがまんします。

理由や経緯を書きたい場合は、

何がどうなる・誰がどうするのに書きます。

どうしても、間に入れたいときは、

そこが理由・経緯を指しているとわかるように

括弧()で括るとよいです。

 

◆ 議事録がうまく書けるようになると

今回、議事録をうまく書くコツについて

書きましたが、

議事録をうまく書く条件というのもあります。

 

それは、その話し合いの内容が理解できる

ある程度の知識を有しているという事です。

 

つまり、良い議事録が書けるという事は、

話し合いに関する知識を有し、

その中でポイントが、何かを理解し、

それをわかりやすくまとめられる、

という事です。

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そして、そんな議事録が書けるようになると

何かを説明するとき、考えをまとめるとき、

いろんな場面で、そのスキルは活かされます。

 

これから、議事録担当になることがあれば

めんどうな役回りが来たなどと思わず、

今回の二つのコツを意識して

議事録づくりにチャレンジしてみてください。

 

議事録作成スキルだけじゃなく

仕事全体の効率や質があがっていきますよ。

 

 

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