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SEにとっての「議事録」とは

SEは現場や客先で

さまざまな打ち合わせに参加します。

そこで、打ち合わせによっては

必要になるのが「議事録」です。

 

先日、あるSEの方とお話した時に

議事録を書くことは、

いろんな面でとても良い経験となり

SEの成長につながると仰っていました。

 

わたしも、まったく同感です。

議事録を書くことは、

文章力をつけるだけでなく、

聴き取る力、知識の整理など、さまざまな効果が

あると思います。

 

わたしは以前、顧客側の担当者から、

議事録がとてもわかりやすいと

お褒めの言葉をいただいた事が

あります。

それから、書いて整理することが好きになり

仕事全体がはかどるようになりました。

 

という訳で、前置きが長くなりましたが、

今回は、わかりやすい議事録についてです。

わかりやすい議事録を書くための

コツが２つあります。

 

わかりやすい議事録のコツ〜その①〜    会話形式で書かない

たまに目にする議事録に以下のような

会話形式になっているものがあります。

 

◯◯さん：□□の件はどうなりましたか？

△△さん：現在、××を対応中です。

◯◯さん：承知しました。

 

これは、１行だけ、□□は××を対応中。

とあれば良く、その前後の

◯◯さんの「どうなりましたか？」

「承知しました」は無駄です。

 

よく内容がわからない人が議事録係を

まかされると、こんなふうになりがちです。

 

「どうなった？」「了解した」という流れがないと

何がきっかけで、どう帰結したのかが

はっきりしない印象を持つかもしれません。

 

しかし、SEが書く議事録は

結論さえ明確になっていればよく

むしろ、

結論の部分が際立っている方が

わかりやすい議事録と言えます。

 

また、「誰がそれを言ったか？」を

明確にしておきたいという考えもあるかも

しれませんが、

重要なのは、誰がそれを言ったのかよりも

誰がその結論に対して影響を受けるのか

を明確にすることです。

 

誰がやるのか、その事柄に誰が影響を受けるのか

打ち合わせ後の、議事録の回覧で

関係者にしっかりと認識してもらいましょう。

 

わかりやすい議事録のコツの２つ目は

次回につづきます。

 
 

ロジカルあたまで仕事をよりスムーズに！