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◆ ２つめのコツ：なにがどうなる、誰がどうする

１つ目のコツは、「会話形式で書かない」でした。

では、どう書けば良いのか？

 

これが２つめのコツ

「議事録上の文章は、

「何がどうなる」「誰がどうする」を意識する」

です。

 

よく仕事の報告・連絡をする際は、

「結論から述べる」と言いますが、

議事録も同様です。

 

議事録は、その打ち合わせでの

「結論」が明確になっている事が全てです。

そして、大抵の打ち合わせは、

最後には、「何がどうなる」「誰がどうする」

といったところに帰結します。

 

なので、議事録担当者は、その打ち合わせで

話している内容をただ聞いているのではなく、

結論として、

何がどうなったのか（どうなるのか）、

誰がどうしたのか（どうするのか）、

を聴き取るために

注意を払う必要があります。

 

また、ここでこの結論を文章にする際にも

ひとつポイントがあります。

それは、「何」と「どうなる」の間に、

理由や経緯を書かないという事です。

 

たとえば、

予定していたある作業が中止になった

その背景には、

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認し

その内容から、余計な設計をしていた事が

わかったためというものでした。

 

「予定していた作業は、

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認し

その内容から、余計な設計をしていた事が

わかったので、中止になりました」

 

どうでしょうか？

「予定していた作業」と「中止」の間に

多くの情報があります。

 

◯◯さんが、ユーザーに仕様の不明点を確認した

予定な設計をしていたことがわかった

一文にまとめてしまうことで、

肝心の「作業が中止になった」ということが、

目立たなくなってしまいます。

 

また、この経緯や理由の中にも

何がどうなる（何がどうなったから）

誰がどうする（誰がどうしたから）

があります。

 

一文を長くすればするほど、

どれとどれが繋がるのか

わかりにくくなってしまいます。

 

そんな訳で、一文の中に理由や経緯を

書きたくなってもここは意識的にがまんします。

理由や経緯を書きたい場合は、

何がどうなる・誰がどうするの後に書きます。

どうしても、間に入れたいときは、

そこが理由・経緯を指しているとわかるように

括弧（）で括るとよいです。

 

◆ 議事録がうまく書けるようになると

今回、議事録をうまく書くコツについて

書きましたが、

議事録をうまく書く条件というのもあります。

 

それは、その話し合いの内容が理解できる

ある程度の知識を有しているという事です。

 

つまり、良い議事録が書けるという事は、

話し合いに関する知識を有し、

その中でポイントが、何かを理解し、

それをわかりやすくまとめられる、

という事です。

 

そして、そんな議事録が書けるようになると

何かを説明するとき、考えをまとめるとき、

いろんな場面で、そのスキルは活かされます。

 

これから、議事録担当になることがあれば

めんどうな役回りが来たなどと思わず、

今回の二つのコツを意識して

議事録づくりにチャレンジしてみてください。

 

きっと議事録作成スキルだけじゃなく

仕事全体の効率や質があがっていきますよ