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🔶 報告ミスで苦労しない方法

報告がうまくできないばっかりに、

仕事が評価されない。

さらに仕事の姿勢まで疑われ

その後の仕事もやり難くなってしまう。

 

こんな事態に陥らないためには、どうすれば？

 

報告ばかりに気を回していれば良いのか？

 

もちろん、トラブルの原因に対処しないと、

いつまで経っても事が片付きません。

 

トラブル対応をしながら、随時、報告もする。

そして、その報告のなかで

原因や対処法について丁寧に説明する。

 

・・・なんてことは、

結構な熟練者でも難しいものです。

 

🔶対処方法①　「分担しよう」

客先や上司への報告を、

別の人との分担が可能なら、役割を分担し、

作業か報告のどちらかに集中できるように

しましょう。

 

とてもシンプルな対処方法ですが、

「やった人が報告する」という固定観念から

最初からこの選択肢を捨てている人もいます。

 

そんな生易しい状況なら

最初から苦労しないよ～という場合は・・

 

🔶対処方法②　「報告の意識をあげまくる」

なんか元も子もない対処方法ですが、

やっぱりこの方法しかないのです。

 

ただ、この方法は単に報告を忘れないように

常に意識しましょうという事ではありません。

 

報告の意識を「あげまくる」

とても感覚的に感じるかもしれませんが、

報告と作業の比率で言えば、

報告：６、作業：４です。

 

全体に掛かる時間のなかで

報告に割く時間も６割。

ここまで報告に対する優先度をあげます。

 

🔶 報告：作業の比率は、６:４が良い３つの理由

報告と作業でそこに掛ける

意識の比率、手間の比率、時間の比率・・

これらを６：４の比率にした方が良い

理由が３つあります。

 

＜理由その１＞

報告を意識することで、

報告を受ける側の心理や視点がわかる。

 

報告を受ける側の心理・視点がわかると、

自分の作業で見落としているところや

間違いにも気がつきやすくなります。

 

結果的に仕事の質もあがるので、

より評価されるようになります。

 

＜理由その２＞

報告の比率をあげすぎると、

相手から報告の負荷を下げてもらえる

 

報告がやたら丁寧すぎる。

もしも報告の比率をもう少し下げたら、

もっと作業が早く終わるはず。

こんな風に考えるのは、

あなただけではありません。

 

作業の終わりを待っている報告先の相手も

同じように考えます。

ここがポイントです。

 

報告に掛かる負荷は

自分で決めるのではなく

報告先の相手に決めてもらうのが

一番良いのです。

 

もちろん、相手が最初から

「報告はちょっとでいいよ～」なんて

言ってくれるケースは稀です。

 

故に、最初は過剰すぎるくらいの報告をして

報告のレベルを相手に下げてもらうのが

良いやりかたです。

 

＜理由その３＞

無意識でいると報告への意識が薄れてしまうから

 

３つめの理由はちょっと強引かもしれませんが

こういう単純なやつは誰にでもあてはまります。

 

人は２つのことを同時に意識し続けることは

できません。

報告も大事だなぁ～程度で考えてるくらいでは

気づかないうちに報告の優先度を

下げてしまいます。

 

なにかトラブルが起きたら、

事が収束するまでに、

どう報告していくかを、

第一に考えるようにしましょう。

 

以上が３つの理由です。

 

こんな感じで

「報告の意識をあげまくる」ことができれば

がんばってやった対応が、

思った以上に評価され、

その後の仕事もずっとやりやすくなります。