説明が苦手なSEに試してもらいたい、ちょっとした説明のコツ
🔷 説明苦手なSEの特徴
SEは仕事柄、誰かに説明するという場面に
頻繁に遭遇します。
仕事であれば、
(SEに限った話ではありませんが)
何かをしたり、しようとする時は、
しかるべき相手に対して説明が必要になります。
そんな仕事であるにも関わらず、
「説明」に対して苦手意識を持っているSEが
たくさんいます。
🔷 説明が苦手なSEの特徴
説明が苦手なSEがする説明には、
こんな傾向があります。
・とりあえず思いつくところから話してしまう
・最初の前置きが長い
・言いたい事だけを言い、理由を伝えていない
・話(フレーズ)の主語が抜けている
・抽象的な表現のみで話してしまう
説明が苦手なSEは、これらの傾向が
よく見られます。
そして、そんなイマイチな説明をすると、
結果的にどうなるか?
「結論から言ってよ」
「その根拠はなに?」
「どっち(誰)の話をしてるの?」
「もっと具体的に言ってよ」
こんな風に相手から言われてしまいます。
🔷 説明を組み立てる
とっさでもなんとかなるような
簡単な内容、単純な内容であれば良いですが、
難しい内容、複雑な内容であれば、
事前に内容を整理する事が必要です。
整理が必要であるにも関わらず、
それをしないまま説明を始めてしまうと、
話しているうちに
「自分でも何が言いたいのかわからない」
といった状況に陥ります。
こんな風にならないために、
「何を伝えたいのか」
「なぜそう思うのか」
「どんな事柄・経験に基づいているのか」
を明らかにしておく必要があります。
そして説明をする時は、
その整理した内容を、
結論、理由、事実の順番で話します。
ただ、これは説明の基本です。
今回のコラムのテーマにある
ちょっとしたコツではありません。
🔷 説明が伝わりやすくなる「ちょっとしたコツ」
ここからが、誰にでもできて、
説明がわかりやすくなるちょっとしたコツです。
⭐️ ちょっとした説明のコツ ⭐️
説明をする際は、
「結論から言います」
「その理由は◯つ(◯個)あります」
「まず、◯◯◯の話からします」
「具体的に言うと」
この4フレーズを、
それぞれの内容を話す前に言う。
このたった4フレーズ。
これを説明の際に付け加えるだけで
話がぐっとわかりやすくなります。
「え、こんなことで良いの?」と
思うかもしれませんが、
たったこれだけです。
なぜ、この4フレーズを加えるだけで
説明がわかりやすくなるのか?
説明を聞く側の立場になって考えると
その理由がわかります。
説明をこれから聞こうという人は
その説明の全体像がわかっていません。
どんな展開で話が進むのか
どこに重要なポイントがあるのか
ちょっとぼやっとしていると、
理由を聞き逃してしまったり、
どこを話しているか迷子になってしまいます。
説明の内容そのものを理解すると同時に、
今どの部分を話しているのか、
その両方に気を配る必要があります。
故に、説明をする時に、
こちらから「結論から言います」
「まず、◯◯◯の話からします」
なんて、言ってあげると、
聞き手は説明の内容に
集中できるようになります。
ましてや、
「結論から言います」といった人に対して、
「結論から言ってよ」とか、
「理由は3つあります」と言った人に対して、
「その根拠はなに?」
とは言ってはきません。
説明の中で、何かわからないところがあれば
相手もどこがどうわからないのかを
具体的に質問してきます。
そして、その具体的な質問に答えることで、
よりわかりやすい説明になっていきます。
ちょっとしたコツは以上です。
ちなみに、何か主張を述べる時には
理由は「3つ」あると良いと言われています。
なぜ「3つ」あると良いのか?
これはまた別のコラムで説明します。
これからも説明する機会は
たくさんあるはずです。
このコツを使って、
説明スキルを1段階アップさせましょう!
関連する投稿
- 新人SEの不安と対策 (後編) PMBOKのリスクマネジメント
- 新人SEの不安と対策 (前編) 4つの不安
- SEの現場で文書整備がいつまで経っても出来ない理由 つづき
- SEの現場で文書整備がいつまで経っても出来ない理由
- 先輩SEが教えてくれない?知識が引き継がれない負の連鎖
現在の記事: 説明が苦手なSEに試してもらいたい、ちょっとした説明のコツ