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🔷 説明苦手なSEの特徴

SEは仕事柄、誰かに説明するという場面に

頻繁に遭遇します。

 

仕事であれば、

（SEに限った話ではありませんが）

何かをしたり、しようとする時は、

しかるべき相手に対して説明が必要になります。

 

そんな仕事であるにも関わらず、

「説明」に対して苦手意識を持っているSEが

たくさんいます。

 

🔷 説明が苦手なSEの特徴

説明が苦手なSEがする説明には、

こんな傾向があります。

 

・とりあえず思いつくところから話してしまう

・最初の前置きが長い

・言いたい事だけを言い、理由を伝えていない

・話（フレーズ）の主語が抜けている

・抽象的な表現のみで話してしまう

 

説明が苦手なSEは、これらの傾向が

よく見られます。

そして、そんなイマイチな説明をすると、

結果的にどうなるか？

 

「結論から言ってよ」

「その根拠はなに？」

「どっち（誰）の話をしてるの？」

「もっと具体的に言ってよ」

 

こんな風に相手から言われてしまいます。

 

🔷 説明を組み立てる

とっさでもなんとかなるような

簡単な内容、単純な内容であれば良いですが、

難しい内容、複雑な内容であれば、

事前に内容を整理する事が必要です。

 

整理が必要であるにも関わらず、

それをしないまま説明を始めてしまうと、

話しているうちに

「自分でも何が言いたいのかわからない」

といった状況に陥ります。

 

こんな風にならないために、

「何を伝えたいのか」

「なぜそう思うのか」

「どんな事柄・経験に基づいているのか」

を明らかにしておく必要があります。

 

そして説明をする時は、

その整理した内容を、

結論、理由、事実の順番で話します。

 

ただ、これは説明の基本です。

今回のコラムのテーマにある

ちょっとしたコツではありません。

 

🔷 説明が伝わりやすくなる「ちょっとしたコツ」

ここからが、誰にでもできて、

説明がわかりやすくなるちょっとしたコツです。

 

⭐️ ちょっとした説明のコツ ⭐️

説明をする際は、

「結論から言います」

「その理由は◯つ（◯個）あります」

「まず、◯◯◯の話からします」

「具体的に言うと」

この４フレーズを、

それぞれの内容を話す前に言う。

 

このたった４フレーズ。

これを説明の際に付け加えるだけで

話がぐっとわかりやすくなります。

 

「え、こんなことで良いの？」と

思うかもしれませんが、

たったこれだけです。

 

なぜ、この４フレーズを加えるだけで

説明がわかりやすくなるのか？

説明を聞く側の立場になって考えると

その理由がわかります。

 

説明をこれから聞こうという人は

その説明の全体像がわかっていません。

どんな展開で話が進むのか

どこに重要なポイントがあるのか

 

ちょっとぼやっとしていると、

理由を聞き逃してしまったり、

どこを話しているか迷子になってしまいます。

説明の内容そのものを理解すると同時に、

今どの部分を話しているのか、

その両方に気を配る必要があります。

 

故に、説明をする時に、

こちらから「結論から言います」

「まず、◯◯◯の話からします」

なんて、言ってあげると、

聞き手は説明の内容に

集中できるようになります。

 

ましてや、

「結論から言います」といった人に対して、

「結論から言ってよ」とか、

「理由は３つあります」と言った人に対して、

「その根拠はなに？」

とは言ってはきません。

 

説明の中で、何かわからないところがあれば

相手もどこがどうわからないのかを

具体的に質問してきます。

そして、その具体的な質問に答えることで、

よりわかりやすい説明になっていきます。

 

ちょっとしたコツは以上です。

 

ちなみに、何か主張を述べる時には

理由は「３つ」あると良いと言われています。

なぜ「３つ」あると良いのか？

これはまた別のコラムで説明します。

 

これからも説明する機会は

たくさんあるはずです。

このコツを使って、

説明スキルを１段階アップさせましょう！