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◆「わかりやすい文章づくり」・・って難しい

SEはいろんな場面で文章を作ります。

 

お客様や上長への報告メール、

計画書、要件定義、設計書、提案書などなど

SEが取り扱う文書類は山ほどあります。

 

上流工程を担当するSEになれば

プログラムコードは書いたことがなくても

報告や説明をする文章は、

もう数え切れないほど書かされます。

 

しかし、それだけ文章を書く事が身近なSEでも

文章づくりが得意か？と言われると、

自信を持って文章づくりが得意ですと

答えられる人は、ほんの一握り。

 

ほとんどの人が

文章づくりには苦手意識を持っています。

多くの人が経験したことがあるはずです。

 

「この文章、

ちょっと何言ってるのかわからないんだけど」

 

（・・・え？なんで？どこが悪いの？）

 

◆なにを言ってるかわからない文章とは

 

なにを言っているかわからない文章とは

一言で言うと、

読んでみて納得感のない文章です。

なぜ、文章に納得感がないのか？

理由は大きく分類すると３つあります。

 

◆ １つめ ◆

「情報が足りない」

 

読み手が理解できるだけの情報が不足しているため

結論に至るまでの十分な理由がなく

読み手にとっては、飛躍した結論という

印象を与えます。

 

もろもろ書き足りていないところがあれば、

いくら読み手が想像力を働かせても限界があり、

結局、

「なんでこうなるの？」

「なにを言いたいの？」

になってしまいます。

 

◆ ２つめ ◆

「情報が誤っている」

 

読み手が「これは違うでしょ？」って

はっきりわかるものであれば、

間違いを指摘されて、それで終わりですが、

 

微妙に間違っているものであれば、

読み手も間違いに気づく事が出来ずに、

ただただ混乱していきます。

 

 

なんかわかるような気もするけど・・・

どこかスッキリしないような・・・

単に文章がわかりづらいだけなのかなぁ・・

 

◆ ３つめ ◆

「情報は正しく、足りてもいるが

言い回しが難しい」

 

文章の構造上の問題で、

何を言っているのかわからない

といった状態です。

 

シンプルに

「誰が」「どうした」というように

書かれていれば、わかりやすいですが、

その言葉の間に、

どんな人で、どんな経緯で、

細かくいうとこんな内容、

なんてさまざまな情報が

挟まっていることがよくあります。

 

うまく区切って、順番をわかりやすくしないと

読み手は内容を誤解してしまうことが

よくあります。

 

◆間違った対処は逆効果

せっかく書いた文書が相手に伝わらない時

まずは、この３つ

「情報の不足」

「情報の誤り」

「言い回しがわかりにくい」

のどれにあてはまるのかを

見極める必要があります。

 

そもそも、情報が足りていないのに

言い回しばかり変えても

文章は改善されません。

 

逆に言い回しが難しい

構造上わかりにくい文章なのに

さらに、情報を付け足していくと

余計にわけのわからない文章に

なってしまいます。

 

◆わかりやすい文章にするためには

「なんかわからない」「なんかおかしい」

と言われた時、まず最初にすることは

その原因を特定することです。

 

情報が足りないのか？

情報が誤っているのか？

言い回しがわかりにくいのか？

全部当てはまる時もあれば、

どれか一つか二つの時もあるはずです。

 

まずは

自分が読み手本人になったつもりで

文章を読み直してみて

不足と誤っている箇所を探します。

 

その時、

読み手が、何を知っていて、

何を知らないかを考えてみると

効果的です。

 

ここが正しくできないと、

いくら言い回しに工夫しても

徒労に終わるだけですし、

それこそ、

間違った内容が、間違ったまま伝わってしまい

もっと大きな問題になってしまいます。

 

そして、最後に「言い回しの改善」です。

文章の目的によって、

いろいろなお作法的なものなどもありますが、

 

ちょっと気をつければ、

ぐっとわかりやすくなる

３つのポイントがあります。

 

この３つのポイントについては、

次回につづきます。