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前回、『言った』、『言わない』のトラブルを防ぐために、

メモが必ずしも有効ではないという話をしました。

今回は、その続きです。

では、有効な手段とは何でしょうか？

結論から言いますと、”途中、途中、相手に確認を取る”です。

なんだ、そんな当たり前の事？って思いましたよね。でも、この当たり前と思える事を、みんなやらないんです。

だって、わかっている事を改めてもう一度確認しようとは、普通思いませんよね？わかっている事を何度も聞きに行って、相手から、自分が理解力や記憶力に劣る人だとは思われたくないですよね？

だから、普段の仕事の中で、わかったと思ったものは、途中で確認しようとはしないんです。至ってあたり前の話であり、みんながあたり前のように、ここの落とし穴にはまります。

という訳で、自分がわかったかどうかではなく、そのものの重要性に応じて、途中、途中、相手に内容の再確認を行いましょう。それが、ぼくからの提案です。

何か指示や、依頼を受けた時、ひととおり話を聞いた後に、まずは、自分の言葉で、内容の受け取り間違いが無いか確認しましょう。単なる復唱はNGです。

復唱をしてしまうと、相手も自分が言ったとおりの言葉なので、相手がそれを理解しているのかどうか、全く判断がつきません。この確認の際は、詳細な記録は必要ありません。あくまで自身が理解出来るメモ程度のもので良いです。

そのメモを見ながら、自身の内容認識に齟齬がないか確認します。その後、期日までに時間があれば、途中、途中で、再度確認を取りましょう。

別に、確認の内容を変化させる必要ありません。あくまで、最初に確認した内容のままを繰り返すだけで良いです。

このコミュニケーションの有無が一番のPOINTです。

もしも、相手が細部に対して気になりだしたり、時間が経つ事で考えに変化が生じてきた場合は、逆に相手の方から、こちらの状況などを聞いてくるはずです。

繰り返しになりますが、

メモは記録のひとつではありますが、あくまで自分だけがわかれば良いので、議事録のように体裁が整っていなくても良いです。

より大事なのは、途中、途中でこちらからコミュニケーションを取ることなのです。

くれぐれも、すごい手間をかけて議事録を取り、メールで送りつけるだけなんて対処をとり、あとで、嫌な思いをしないようにしましょう。

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