システムエンジニア悩み相談の専門家～目標設定コーチング、フレームワーク勉強会、交流会の企画開催

定型フォームのままに記入する報告書、
以前、作成したものをコピーして手直しする資料、
 
こういった報告書や資料を作ることは、
決して珍しいことではないと思います。
 
本来であれば、これらを担当する作業者は、
やること、やり方が決められているため、
悩むことなく作業をすることができます。
 
しかし、こういった作業こそ、ひとつポイントを見失うと、
途端に、どつぼにはまる傾向があります。
 
そのポイントとは？
 
その資料を誰が受けるのか？誰が見るのか？というポイントです。
 
これを忘れてしまった時、イメージ出来ていなかった時、

楽勝だと思っていた作業に、途端に暗雲が漂ってきます。
 
 
報告書作り、資料作りで大事なのは、
その資料をとおして、誰に、何を、伝えるのか？です。
 
しかし、定型フォームの資料を作る際などは、
何をどう伝えるかといったことを
一から考えなくても、定型フォーム上にお膳立てが出来上がっているため、
 
ついつい 受け取る相手のことなんて忘れてしまいます。
そして、何を記入すれば、その資料が出来上がるのか？ だけを考えるようになってしまいます。
 
もちろん、良い定型フォームや、報告内容そのものが難しくないものであれば、
ちゃんとした報告書が出来上がります。
 
しかし、ちょっと混み入ったケースだったり、
その定型フォームがイマイチだったりすると、
 
伝えなければいけない肝心なところについて、
それを記入するのに適切な欄がそのフォームには無いような場合もありえます。
 
また、その際にもうひとつ厄介なのが、
その資料がぱっと見では一定のレベルで出来上がっているように 見えてしまうため

報告内容に不足や矛盾が生じていても気付きにくいのです。
 
対処法についてです。 良い資料の作り方、テクニックはいろいろありますが、
 
やはり、どんな報告書や、どんな資料であっても、
それは誰に何を伝えるために存在するのか？ その資料の目的について考えることです。
 
みなさんも、定型フォームでの報告書や資料作りなどをする際には注意し、
油断から足元をすくわれ無いようにしましょう。
 
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
 
 
あなたのやりたい事、なりたい自分、
身につけたいスキル、望むポジション、
何からやりがいを感じられるのか、
あなたの望むビジョンを明確にしていきましょう。
 
SE未来コンパスで、
あなた自身の未来の計画書を作りましょう。
 
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊