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報告をする際は、「結論から述べる」

 

誰でも一度は聞いたことがあると思います。

報告とは、口頭で行うときも、メールで行うときもありますが、そのどちらだったとしても 『結論から述べる』ことは鉄則と言われています。

 

なぜ、鉄則なのかは、また別の機会にお話しするとして、

今回は 『結論から述べる』際に、みんながハマる落とし穴の対処法についてです。

 

そもそも、どんな落とし穴にハマるのか？

 

それは、
「結論から述べたものの、その後の説明順序を誤り、 なぜ、その結論に至ったのかが伝わらない」という落とし穴です。

 

『結論から述べます・・・結論は××××××です』

『なぜこうなったかと言うと・・・×××××のためです』

『え？なんで、その流れでこの結論になるの？』

『（も〜なんでわかってくれないの？）じゃあ、最初から説明しますね・・・』

（こんなことなら、最初からこの順番で説明すればよかった・・・・）

 

いかがでしょう？

こんな経験、一度はあるのではないでしょうか？

 

例を使って説明します。

まず、Aというきっかけがあり、Bという対応を行い、Cという状況の変化を経て、Dという状態になった。

 

こういった内容の報告をする場合、

順を追って話していけば、きっかけA→対応B→変化C→状態Dとなるわけですが、

結論から述べる場合は、 状態Dを先にのべ、それから順を追ってきっかけAから話します。

 

述べる順序としては、状態D→きっかけA→対応B→変化C→状態Dが、

相手が理解するために理想的な順番です。

 

 

さて、ここからが、誰もがハマる落とし穴の話です。 よくあるパターンは２つあります。

 

 

１つめの落とし穴、「順番がめちゃくちゃ」

最初に状態Dを述べたあとに、

ついつい、そのように至った直前の状況を言いたくなってしまい、

状態D→変化Cの順番で話してしまいます。

 

そこから、最初のそもそものきっかけを話そうとすると、

結局、状態D→変化C→きっかけA→対応B→状態Dの順になってしまいます。

状態Dに至るまでの順番が狂い、対応Bと変化Cが繋がっていません。

 

２つめの落とし穴、次回に続きます。

 

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