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前回の続きです。

どうやったら適切な報告がタイムリーにできるのか？

POINTは２つです。

まず、１つめ。

定例報告の場は、事態を知らせる場ではなく、整理する場であるという認識を持つ。

たとえ、毎日やっている定例報告だったとしてもです。

時間を決めて報告するという事と、タイムリーな報告とは、本質的には正反対のものです。伝えなければいけないものがあれば、それは定例報告会の前に、相手に伝わっている事が望ましいです。

なので、定例報告の場はいかなるものであっても、あくまでこれまでの報告内容を整理する場、認識の齟齬が起きていないか確認する場という認識に改めましょう。

くどいですが、定例報告の場まで待って報告したものの中には、必ず報告が遅すぎるものが出てきてしまいます。

次に、２つめのPOINT。

日々の会話の中で報告を行う。

結論から言ってしまいますが、タイムリーな報告が出来ないという問題は、元々、プロセスの改善で解決するものではありません。日々のコミュニケーションの中に組み込んで解決すべきものです。

報告すべきかどうか、いつ報告すべきか、どこまで報告すべきか、

ここで悩んでいる人は、いつまでたっても報告ミスで悩まされます。

ここは考え方を切り替えて、報告をする相手との日々のコミュニケーションの中で、必要な話をする習慣をつけてしまいましょう。

タイミングや場所は様々です。相手の席なのか、一緒にお昼に行った際なのか、タバコをすう人は喫煙所？

毎日の習慣になり、相手に現状がちゃんと伝わっていれば、一回の報告は、定例報告で言うような細かなものでなく、それこそ一言で済むようになるはずです。

これが出来る様になると、定例報告会の場も、１つ内容がレベルアップします。事実の確認ではなく、対処の是非について考えることが出来る様になるからです。

また、定例報告会であなた自身の報告内容が多少イケてなくても、報告を受けてる人が逆にフォローしてくれたりもします。

日々の作業で、そんな時間は無いと思うかもしれませんが、報告が不要な作業は残念ながら存在しません。どうしたって報告という手間は掛かるものと考えた時、何がベストな方法か判断してみてください。

最後におまけ。

そもそも、作業の状況というのは、定例報告会に合わせて変化してくれるわけではありません。この当たり前の認識は報告をする側も、受ける側も両方が持っていなくてはなりませんね。

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